日本の出生証明書とは？戸籍・出生届受理証明書の違いとアポスティーユ・領事認証

• English
• 日本語

海外での手続において「出生証明書(Birth Certificate)」の提出を求められるケースは多くあります。

しかし、日本には役所などから発行される「出生証明書」という名前の公的な書類が存在しないため、どのような書類を代わりに出したらいいか迷われる方が少なくありません。また、提出先の国や機関によって求められる要件は異なるため、誤った書類を準備してしまうと、差し戻しや再取得が必要になるケースもあります。

本ページでは、海外に提出する「出生証明書」の考え方と、日本での適切な準備方法について、実務ベースで分かりやすく解説します。

「出生証明書」に当たる日本の書類は？
Japanese documents considered as Birth Certificate

「出生証明書」に当たる日本の書類は？
Japanese documensts considered as Birth Certificate

上述した通り、日本には「出生証明書」という名称の単独の公的書類は存在しません。そのため、海外の機関から「Birth Certificate（出生証明書）」の提出を求められた場合、
日本では主に以下の書類で代替することになります。

・戸籍謄本（戸籍全部事項証明書）
　→ 本人の出生や親子関係などが記載された、日本の基本的な身分関係を証明する書類です。出生から死亡までの記録が載っています。

・出生届受理証明書
　→ 出生届が役所に正式に受理されたことを証明する書類で、出生の事実を直接的に示すものです。

・出生届記載事項証明書
　→ 実際に提出された出生届の内容（出生日時・出生地・両親の情報など）を証明する書類です。役所に出した出生届の正式なコピーと言って差し支えないでしょう。

実務上は戸籍謄本で対応できるケースが多いものの、提出先によっては出生の事実そのものを証明する書類として、出生届受理証明書や出生届記載事項証明書の提出を求められることがあります。

どの書類を提出すべきかは提出先の要件によって異なるため、事前に提出先に確認しておくことが重要です。

なお、弊所が過去に手掛けた案件を見ると、銀行や政府機関に提出する場合は、戸籍謄本や出生届記載事項証明書のようなより詳細な書類が求められる傾向がみられます。出生届受理証明書については、あくまでも出生届が受理されたということのみを証明する書類であるため、重要な手続に際しては正式な出生届として受理されない場合もあります。

日本での出生証明書の取得手順
How to obtain Birth Certificate in Japan

日本での出生証明書の準備手順
How to obtain Birth Certificate in Japan

海外に提出する出生証明書の準備にあたっては、単に書類を取得するだけでなく、それぞれの書類の取得方法や制限についても理解しておくことが重要です。

1. どの書類が必要かを提出先に確認する
   戸籍謄本で対応可能か、出生届受理証明書や出生届記載事項証明書が必要かは、提出先の要件によって異なります。事前に確認したうえで準備を進めます。
2. 必要な書類を役所で取得する
   市区町村役場にて必要書類を取得しますが、書類ごとに取得できる人や条件に違いがある点に注意が必要です。

・出生届受理証明書
　原則として、出生届を提出した者（通常は父または母）しか取得できず、生まれた子ども本人や、生まれた子ども本人から委任を受けた者が取得することはできません。

・出生届記載事項証明書
　出生届の内容を証明する書類で、子ども本人や、子ども本人から委任を受けた者でも取得可能です。ただし、役所における保存期間の制限があるため、取得できない場合もあります。

・戸籍謄本（戸籍全部事項証明書）
　本人または同一戸籍の者等であれば取得可能ですが、代理人による取得の場合は原則として委任状が必要となります。ただし、行政書士等の法律専門職であれば、職務上請求により委任状なしで取得できる場合もあります。

なお、これらの書類は役所の窓口で取得するほか、郵送による交付請求にも対応している場合が多く、遠方に本籍地や提出先の役所がある場合でも取得が可能です。しかしながら、郵送で交付請求をする場合は、通常、定額小為替という郵便局で購入できる有価証券で手数料を支払うこととなるため、少々手間がかかります。

このように、書類ごとに取得条件や方法が異なるため、事前に確認したうえで適切に準備を進めることが重要です。

出生証明書へのアポスティーユ・領事認証手続の流れ
How to obtain Apostille / Consular Legalization on Birth Certificate in Japan

出生証明書へのアポスティーユ・領事認証手続の流れ
How to obtain Apostille / COnsular Legalization on Birth Certificate in Japan

・出生証明書にアポスティーユを取得する場合

出生証明書として使用される戸籍謄本、出生届受理証明書、出生届記載事項証明書は、いずれも日本の行政機関が発行する公文書です。
そのため、これらの書類そのものにアポスティーユを取得する場合には、原則として公証役場での手続を経ずに、直接、外務省へアポスティーユ申請を行うことができます。

ただし、提出先から「日本語原本と外国語翻訳文を一緒に綴じた状態でアポスティーユを取得するように」と指示されている場合は、手続が異なります。
外国語翻訳文は、行政機関が発行した公文書ではなく、個人または翻訳者が作成した私文書として扱われます。そのため、原本と翻訳文を一体の書類として認証するためには、まず公証役場で公証を受け、その後、公証人押印確認を取得する必要があります。
この手続により、原本と翻訳文を綴じた一体の書類が、外務省でアポスティーユを受けられる状態になります。

・出生証明書に領事認証を取得する場合

提出先がハーグ条約非加盟国である場合など、アポスティーユではなく領事認証が必要となるケースがあります。

公文書として発行された出生証明書について領事認証を取得する場合には、まず外務省で公印確認を受け、その後、提出先国の駐日大使館または領事館で領事認証を申請します。

一方、日本語原本と外国語翻訳文を一緒に綴じた状態で領事認証を取得するよう求められている場合には、アポスティーユの場合と同様に、翻訳文を含む書類全体について公証を受ける必要があります。
この場合は、まず原本と翻訳文のセットについて公証を受け、その後、公証人押印確認を取得します。そのうえで、外務省の公印確認を受け、最後に各国大使館または領事館で領事認証を申請します。

国ごとの手続の違い
Differences in Procedures by Country

国ごとの手続の違い
Differences in Procedures by Country

出生証明書を海外へ提出する場合、国によって特に違いが出やすいのが翻訳の取扱いです。
日本で発行された戸籍謄本、出生届受理証明書、出生届記載事項証明書は、いずれも日本語で発行されます。そのため、提出先によっては、原本だけでなく外国語翻訳文の提出を求められることがあります。

翻訳の扱いには、大きく分けて以下の2つのパターンがあります。

・原本と翻訳文を日本で一体化して認証するケース

提出先によっては、日本語原本と外国語翻訳文を一緒に綴じた状態で、アポスティーユ又は領事認証を取得するよう求められることがあります。
この場合、翻訳文は公的機関が発行したものではないため、通常は公証等の手続を経たうえで、原本と翻訳文を一体の書類として認証する必要があります。

英語が広く使用されている国や地域では、このような形での提出を求められることがあります。例えば、アメリカ、カナダ、フィリピン、シンガポール、マレーシア、UAEなどでは、原本と英訳文をセットにした認証を求められるケースがあります。

・原本のみを認証し、提出先国で翻訳するケース

一方で、まず日本語原本に直接アポスティーユ又は領事認証を取得し、その後、提出先国に送付して、現地の翻訳者や指定翻訳者によって翻訳を行うよう求められるケースもあります。
この方式では、日本国内では原本への認証のみを行い、翻訳は提出先国側で手配することになります。

イタリア、ポルトガル、ロシア、タイなどでは、このような流れを指定されることがあります。

提出先への事前確認が重要です

このように、出生証明書の翻訳と認証の方法は、提出先国や提出先機関によって異なります。
特に確認すべきポイントは、以下のとおりです。

• 日本語原本のみに認証を取得すればよいのか
• 日本語原本と翻訳文を一緒に綴じて認証する必要があるのか
• 翻訳は日本国内で作成する必要があるのか
• 提出先国の翻訳者や指定翻訳者による翻訳が必要なのか

これらを確認せずに手続を進めてしまうと、認証を取得した後であっても、提出先で受理されない可能性があります。

日本文書認証センター(JAC)について
About Japan Apostille Center

日本文書認証センター(JAC)について
About Japan Apostille Center

日本文書認証センター（英語名称：Japan Apostille Center / JAC）は、日本国外務省によるアポスティーユおよび日本国内の各国大使館・領事館における領事認証手続を取り扱う認証申請代行の専門機関です。
複雑な国別手続や申請要件の確認から、英語をはじめとする各言語への翻訳、公証役場における公証手続、外務省認証、大使館・領事館での申請代行、認証後の海外輸送までを一括して対応しています。
当センターは、行政書士事務所として外国人の在留資格業務を取り扱う中で培った国際書類実務の経験を基盤として誕生しました。
文書認証分野における専門性と実務経験に基づき、国内外の国際取引、海外移住、ビザ申請、婚姻、留学、法人設立等の多様な案件に伴う文書認証に対応してきた実績を有し、国際文書認証の専門窓口として確固たる地位を築いています。